现代企业行政管理的目标来自于生产经营活动和行政管理自身的要求。生产经营活动要求的行政管理主要侧重于正常组织经济活动,包括财务和销售管理、信息、沟通、公关和劳资关系等。实际上,这种要求一般属于企业生产经营范畴。纯粹的企业行政管理工作本身则要求:
实行行政首脑(厂长或者经理)负责制,建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求:首先,必须明确行政首脑的职责和权限,保证其有足够的行政权力和必要的权威;其次,必须保证行政首脑的管理措施有可靠的行政实施管道;再次,行政首脑必须有一个高水平的咨询机构,保证其管理措施不致因考虑欠周或个人判断失误而产生负面影响。
企业行政管理是通过行政机构和行政管道进行的,所以,选择和设计符合企业内外特点的组织机构是保证行政命令、指示灯迅速流动贯彻的重要前提,是达到行政管理目标的重要条件。行政管理最忌机构庞杂、人浮于事、沟通不畅、环节繁多,从而造成“公文旅行”、效率低下等弊病。因此,合理选择与设计行政组织机构与行政管理科学化密不可分。
现代企业行政管理人员要有与时代相适应的一般素质、能力和知识结构。一般素质包括良好的个性和心理特征、优秀的政治素质、强烈的创新素质和健康的身体素质。能力包括信息处理能力、组织咨询能力、分析综合能力、择优决断能力、善于选择实施办法、知人善任、协调统筹全局和临危不乱。知识结构则包括一般知识、管理知识和技术知识。可以说优秀的行政管理人才是现代企业行政管理的制胜法宝之一。
企业行政管理的最佳化在很大程度上取决于被管理者的积极有效的配合和实施。因此,对人的管理是现代企业行政管理的核心工作,而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障。只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合,激励机制才会在企业行政管理中圆满达到预期效果。
行政管理中还有许多艺术性问题,什么时候下达命令或指标、怎样下达、词语如何表达等,都须因人、因时、因地。这就要求行政领导擅长于行政管理艺术,注重管理对象的心理因素、讲究说话艺术、善于把行政命令转化为企业员工的自觉性行动。
企业行政管理体系推动和保证着企业的生产、资金、经营等业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。行政管理工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面,也不同于政府机关的行政管理,具有相当的特殊性。因此,在现代企业中,行政部门是企业重要的管理部门。做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提,也是经营者提高企业管理水平的一个切入点。它有如下作用:
除了经济实力以外,企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上来说,企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用,企业在发展过程中可以通过企业行政管理,努力打造学习型企业,强化企业成员的学习,使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术,并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样,就能提高企业的科技竞争力和可持续发展能力,增强企业的核心竞争力。
在企业发展的过程之中,企业在发展中会碰到一些困难,企业的职工也会存在思想和实际上的一些问题,这些因素,都是不利于企业稳定、健康发展的因素。而企业行政管理的任务,就是要努力为企业争取良好的外部环境,并且通过各种途径解决企业职工面临的思想和实际困难以及企业的困境,为企业发展取得良好的内部环境。这样,就可以保证企业平稳、有序地健康发展。