掌握做事的最佳方法
事实上，做任何事都有一个最佳的方法，也没有一个最佳方法。不管你是装修一间公寓、设计一块草坪、做一笔交易、养一个小孩或烧一块牛排，都没有一个最佳方法，但对做事的人来说，则有一个最佳的方法。最佳方法与你的创造性心智一样多。
我们知道，冰上长不出任何东西。但如果我们让传统的“冰的概念”束缚了我们的心智，新思想便无法萌芽。你可以马上做个实验，向愿意接受测验的人提出以下主意中的一个，然后观察他的行为。
（1）邮政制度长久以来由政府垄断，应让位给私人企业。
（2）正常的零售店开业时间应为下午1点至晚上8点，取代原来的朝九晚五。
（3）退休年龄应提高至70岁。
这些主意是否正确或实际，并非关键所在。有意义的是一个人对这些建议的反应如何。如果他嘲笑这些念头，而且，连考虑都不再考虑（也许有95%的人会笑），那么，这个人极可能患了“传统麻痹症”，但是，有5%的人会说：“这是个有趣的主意，你能说得再详细点吗？”这些人则可能具有创造性心智。
对有“创造性个人成功计划”的人而言，麻木的传统思想是头号敌人。传统思想冰冻了你的心智，阻碍了你的进步你发展创造性的力量。以下有三种方法可以与它战斗：
首先，使自己变得易于接受新观念，欢迎新主意。摧毁以下这些思想驱除剂，诸如：“行不通的”、“做不到的”、“没用的”和“这是愚蠢的”等。
其次，做个肯做实验的人。突破固定的例行公事模式，让自己受新饭店、新书、新戏院、亲朋好友的熏陶。在某一天，故意在你的工作上采取不同的做法，换一种自己从未尝试过的度假方式，在这个周末做些新鲜和不同的事。
如果你的工作是有关生产分配的，培养一个对生产、会计、财经和生意等要素都感兴趣的嗜好，这样能给你的工作带来“宽度”，并且，让你时刻准备肩负更大的责任。
第三，要进步，而不是退步。千万注意这种说法：“这是我的一贯做法，所以，在此处我们也该用这个方法来做。”而应该是：“我们怎么做，才能做得比以前更好？”抛弃一切向后和退化的思想，坚持一切向前和进步的思想。因为，你在年轻的时候，每天大清早5点起来送报纸、挤牛奶，并不意味着要你的孩子跟你做同样的事就算是好主意。
想想看，如果福特汽车公司的管理部门允许他们自己去想：“今年我们已经差不多了。”那么，这家公司会变成什么样子呢？即使是巨大的福特公司，也会因为这种态度而急速萎缩。
成功的人喜欢这样问自己：“我如何能改善我工作的本质？我怎么才能做得更好？”
在所有人类从事的事业中，从研发导弹到抚养孩子，都很难达到完美。这也意味着有无尽的机会供我们使用。成功的人知道这一点。他们总是在找寻更佳的方法。成功的人不会问：“我能做得更好吗？”他知道他能，所以，他提出的问题是：“我怎么样才能做得更好？”
先做重要的事
在这个生活节奏越来越快的现代社会里。每个人都会觉得有做不完的事情。在公司里，自己分内的事要做，上级布置的事要做，同事委托的事也要做；上司来了要应酬，客户来了要应酬，朋友来了也要应酬……在家里，父母需要照顾，孩子需要关心，夫妻需要沟通；柴米油盐要买，衣服被褥要洗，女儿上学要送……总之，每天都是从早到晚忙得焦头烂额。最令人焦虑的还不是忙忙碌碌本身，而是越忙事情越多，似乎总也没有一个头绪，有时真正应该做的事情反倒排不上号。长期处于这种状态之下，无论什么人都会因巨大的压力而感到烦恼。
面对眼前永远也做不完的事情，有人企图通过自己的努力将所有的工作做完，以减轻身心的压力，于是就拼命地工作，然而，越是拼命做事就越是心力交瘁，效率就越是下降，烦恼也就因此越发增多。可见，这并不是解决问题的最好途径。
那么，应该怎样摆脱这样的烦恼呢？一个最简单的办法就是变换一下做事的次序，先做重要的事，后做次要的事。
为什么要先做重要的事呢？虽然所有想要做而没有做的事情，在人的心理上都会产生某种形式的压力，但是，由于它们的重量（重要性）不同，所产生的压力也就不同。放在心上的事情越是重要，心理的压力也就越大，相反，心理压力也就越小。因此，在有机会卸掉一些心理负担的前提下，先把最重的负担卸掉，无疑是明智的选择。
先做最重要的事情，其道理虽然十分简单，但是，实际做起来并不容易。首先必须分清哪些事是最重要的事。为此，可以把所有的事情分成三个大类：第一类是必须自己去做的事情，第二类是自己可做可不做的事情，第三类是完全不必自己去做的事情。我们在这里之所以强调“自己”两个字，是因为有些事情，对于自己可以是“不必”的，但是，对于别人也许就是“必须”的。
在必须自己去做的事情当中，又可分为三个小类，即重要的事情、次要的事情，以及一般的事情。当然，这里所讲的重要、次要之分，也是相对于自己来说的，因为，对自己重要的事情，对别人可能无足轻重。
在对所有与自己有关的事情进行分类之后，接着就要将这些事情进行排序。“必须自己去做”的事情当然要排在最前面，然后排“可做可不做”的事情，至于“不必自己去做”的事情，就大可“不必”安排了。即使是“必须自己去做”的事情，也还要按照重要、次要、一般的顺序再排出个轻重缓急来。
有了这样的一个顺序表，我们就应该先从最重要的事情做起。做完了最重要的事情之后，如果还有时间和精力，可以依次做下去。当我们再没有时间和精力的时候，就要把剩余的事情交给别人去做，或者干脆放弃那些可干可不干的事情。
在使用这种方法的时候，要注意以下两个问题：首先，一件事情的重要程度，会随着评价标准的不同而有所不同，因此，我们一定要将真正重要的事情把握住；其次，先做最重要事情的目的。主要是为了尽快减轻自己的心理压力，而不是为了偷懒，因此，必须自己做的事情还一定得做，这里只不过是调换一下次序而已。
从容易做的事情做起
俗话说：“万事开头难。”意思是无论做什么事情，开头的那一段都是相对困难的。正因为这样，很多人常为不知如何开头而烦恼，也有些人虽然勉强开了头，又要为开头不好而苦恼。
例如，学生们写作文，最怕的就是开头，他们常常是在本子上刚写了几句话，就写不下去了，于是，便撕下来团成一个纸团扔掉。就这样撕了写，写了撕，有时纸团积了半篓子，仍没有写成一个开头。
又如。我们每个参加过考试的人，大多都有被难题难住的体验。特别是当我们刚一开始动笔，便遇到无法解开的难题时，那种挫折感，如同刚一出门，便撞在了南墙上一样，脑子里顿时嗡嗡乱响，一片空白，不但觉得难题越发地难解，而且，连不难的题也都变得难了。在这样的心理压力下，自然会考砸。
其实，事情的开头不仅难做，而且，开头的成败对做事的整个过程还会产生较长时间的直接影响。如果开头做得很成功，心情就会很愉快，后面的环节也会很顺利；如果刚一开头就碰了钉子，心情就会十分压抑，后面的环节也会觉得别扭。
那么，应该怎样避免一开始就被失败的阴影所笼罩呢？办法之一就是换一个次序，即先选择容易成功的事情来做，而把困难的、不易成功的事情留到后面去做。
就拿写文章来说，尽管一篇文章的开头必须放在最前面，但是，并非一定要最先来写开头部分。如果不知一篇文章如何开头的话。不妨先把开头放在一边，先写文章的中间部分，甚至还可以先写文章的结尾部分。待到文章的有关部分写完之后，文章的开头部分常常会自己“溜达”出来。那些情节环环相扣，结构复杂严谨的小说，常常就是采用从后向前推导的方法进行构思。还有，那种先交代结果，后交代起因的所谓倒叙的方法，也已经成为一种常用的叙事方法。
再拿答考卷来说，考试题虽然是按照一定的层次和顺序严格编号的，但是，在我们做题的时候，却不一定非得按照试卷上的层次和顺序来答。在考试前，老师或家长都要一遍又一遍地嘱咐考生：“先做容易的，后做困难的；先做会的，后做不会的。”这几乎已经成为考试的一个基本策略。人们之所以要打破试题的原来次序，而先做容易做的试题，一方面是为了充分地利用时间，另一方面也是为了使自己从一开始就能获得一个好心情。
那么，什么样的事情是容易的事情呢？
首先，容易的事应该是自己熟悉的事。一个人不可能什么事情都会做。就是会做的事情，也不可能都是熟悉的。只有自己熟练的事。做起来才觉得容易，这就是人们为什么喜欢驾轻就熟的主要原因。由于“术业有专攻”的原因，人们所熟悉的对象往往并不相同，这个人觉得困难的事，另一个人可能觉得非常容易，因此，我们在这里所讲的“容易”，只是一个相对的概念。我们要根据自己的具体情况，来判断哪些是容易的，哪些是困难的。
其次，容易的事应该是具备了充分条件的事。一件事情是否容易，这要看做这件事的条件是否成熟。具备了充分的条件，事情就会水到渠成。缺少必要的条件，就会有“巧妇难为无米之炊”之感。例如，在没有巨型计算机之前，计算气象数据始终是困扰气象工作者的一件难事；有了巨型计算机之后，即使处理海量的气象资料，也变得轻而易举了。
最后，容易的事应该是很快就可以做完的事。先做很快就可做完的事，不但可以尽快卸掉一部分负担，减轻一定的心理压力，还可以尽早获得一个好心情。那些虽然并不困难，却是很费时费力的事，由于较长时间看不到成效，容易使人产生急躁的情绪。
由于事情与事情之间，常常存在着各种各样的联系，因此，互相之间也就会产生各种各样的影响。在这些影响中，有些是积极的，而有些则是消极的。这就要求我们在选择先后次序的时候，一定要先选择那些对以后各环节能够产生积极影响的事情去做，而把那些可能会对以后各环节产生消极影响的事情，放到最后去做。
学会正确做事的好方法
生活中有很多出力不讨好的事。为了完成一项任务，我们可能正在废寝忘食，只因方法不当，结果事倍功半，当然，也就与成功失之交臂。所以，在做事时，我们不但要抓紧努力，而且要学会正确的方法，否则，“抓紧”做事的人有可能被那些轻松做事的人给甩到后面去。
狮王要毛驴负责开垦一块500亩的荒洼地。
毛驴接到命令后马上行动起来，它领着众毛驴们起早贪黑，干得非常起劲。
过了几天，狮王前来视察，看后对毛驴说：“怎么这么长时间了，还没开垦出来？要抓紧时间，争取下个月完成。”
毛驴一听傻了眼，自己没白没黑地干，还落个不是。下个月完成？这怎么可能呢？这么大一片地！
毛驴整天愁眉不展，茶饭不进，又加上日夜操劳，瘦了一大圈。一天，一只狐狸悄悄地跑来对毛驴说：“毛驴兄，你干活也要讲究点策略，你没见狮王每次来都在公路上转一圈便走吗？什么时候到地里去看一次了！你不妨先把路边的地开垦好，至于里边的，你再慢慢来嘛！”
“唉，也只好如此了。”毛驴无奈，便听从了狐狸的建议，只把路边的地开垦了出来，并种上了庄稼。一个月后，狮王又来视察，它看见地已开垦出来，庄稼也已长出了小苗苗，很高兴，当即表示奖励毛驴10万块钱。
毛驴用这些钱雇了几十台机械，把余下的地也开垦了出来。
第二年，毛驴因“政绩突出”，被调到了狮王府。
这则寓言告诉我们，做事要讲究方法策略，有些时候要获得成功，必须在抓紧努力的同时，学得灵活一点。
专心地做好每一件事
想成大事者不能把精力同时集中于几件事上，只能关注其中之一。也就是说，我们不能因为从事分外工作而分散了我们的精力。
一个人的精力是有限的，把精力分散在好几件事情上，不是明智的选择，而是不切实际的考虑。在这里，我们提出“一件事原则”，即专心地做好一件事，就能有所收益，能突破人生困境。这样做的好处是不至于因为一下想做太多的事，反而一件事都做不好，结果两手空空。
如果大多数人集中精力专注于一项工作，他们都能把这项工作做得很好。
在对一百多位在其本行业获得杰出成就的人士的商业哲学观点进行分析之后，有人发现了这个事实：他们每个人都具有专心致志和明确果断的优点。
做事有明确的目标，不仅会帮助你培养出能够迅速作出决定的习惯，还会帮助你把全部的注意力集中在一项工作上，直到你完成了这项工作为止。
专心就是把意识集中在某一个特定欲望上的行为，并要一直集中到已经找出实现这项欲望的方法，而且将之付诸实际行动为止。
自信心和欲望是构成成大事者的“专心”行为的主要因素。没有这些因素，专心致志的神奇力量将毫无用处。为什么只有很少数的人能够拥有这种神奇的力量？其主要原因是大多数人缺乏自信心，而且没有什么特别的欲望。
对于任何东西，你都可以渴望得到，而且只要你的需求合乎理性，并且十分热烈，那么“专心”这种力量将会帮助你得到它。
假设你准备成为一个成功的作家，或是一位杰出的演说家，或是一位商界主管，或是一位能力高超的金融家，那么你最好在每天就寝前及起床后，花上十分钟，把你的思想集中在这项愿望上，以决定应该如何进行，才有可能把它变成事实。
当你要专心致志地集中你的思想时，就应该把你的眼光望向一年、三年、五年甚至十年后，幻想你自己是这个时代最有力量的演说家：假设你拥有相当不错的收入；假想你利用演说的金钱报酬购买了自己的房子；幻想你在银行里有一笔数目可观的存款，准备将来退休养老之用；想象你自己是位极有影响的人物；假想你自己正从事一项永远不用害怕失去地位的工作……唯有专注于这些想象，才有可能付出努力，美梦成真。
一次只专心地做一件事，全身心地投入并积极地希望它成功，这样你的心里就不会感到筋疲力尽。不要让你的思维转到别的事情、别的需要或别的想法上去。专心于你已经决定去做的那个重要项目。放弃其他所有的事。
把你需要做的事想象成是一大排抽屉中的一个小抽屉。你的工作只是一次拉开一个抽屉，令人满意地完成抽屉内的工作，然后将抽屉推回去。不要总想着所有的抽屉，而要将精力集中于你已经打开的那个抽屉。一旦你把一个抽屉推回去了，就不要再去想它。
了解你在每次任务中所需担负的责任，了解你的极限。如果你把自己弄得筋疲力尽和失去控制，那你就是在浪费你的效率、健康和快乐。选择最重要的事先做，把其他的事放在一边。做得少一点，做得好一点，才能在工作中得到更多的快乐。
学会先做头等大事
如果你把最重要的任务安排在最有效率的时间里去做，你就能花较少的力气，做完较多的工作。当你面前摆着一堆问题时，应问问自己，哪些最重要，对它们作优先处理。如果你听任自己让紧急的事情左右，你的工作中就会充满危机。
众所周知，人的时间和精力是有限的，不进行有效的安排，你会对突然涌来的大量事务手足无措。
一天，有一位公司的老板来拜访卡耐基，他看到卡耐基干净整洁的办公桌感到很惊讶。他问道：“卡耐基先生，你没处理的信件放在哪儿呢？”
卡耐基说：“我所有的信件都处理完了。”
“那你今天没干的事情又推给谁了呢？”这位公司老板又追问。
“我所有的事情都处理完了。”看到这位公司老板困惑的神态，卡耐基微笑着解释说，“原因很简单，我知道所需要处理的事情很多，但我的精力有限，一次只能处理一件事情，于是，我就按照所要处理的事情的重要性，列一个顺序表，然后依序处理。”
“噢，我明白了，谢谢你！卡耐基先生。”几周以后，这位公司的老板请卡耐基参观其宽敞的办公室时对他说：“卡耐基先生，感谢你教给了我处理事务的方法。过去，在我这宽大的办公室里，我要处理的文件、信件等，都是堆得和小山一样，因此，得动用三张桌子。自从用了你说的法子以后，一切都改变了，你瞧，再也没有没处理完的事情了。”
这位公司的老板，就这样找到了处理事务的办法，现在的他已成为美国社会成功人士中的佼佼者。
我们为了个人事业的发展，也一定要根据事情的轻重缓急，制订出一个工作计划表来。我们可以每天早上制订一个先后表，然后，再加上一个进度表，就会更有利于我们向自己的目标前进了。
柯维指出，有效的管理是要先后有序。在领导决定哪些是“首要之事”以后，时刻把它们放在首位就是管理了。管理是纪律，是贯彻。
就是说，如果你是一个有效率的自身管理者，你的纪律来自你自身，它是你独立意志的一种表现。
学会合理使用工作时间
经验告诉我们，怎样分配和安排时间，对每一个人的成功和失败都起着决定作用。
美国麻省理工学院对3000名经理作了调查研究，结果发现。凡是成绩优异的经理，都可以做到非常合理地利用时间，让时间的消耗降低到最低限度。《有效的管理者》一书的作者杜拉克说：“认识你的时间，是每个人只要肯做就能做到的，这是每一个人能够走向成功的有效的必由之路。”根据有关专家的研究和许多领导者的实践经验，可以从以下几个方面驾驭时间，提高工作效率。
1.要善于集中时间。
千万不要平均分配时间，应该把你有限的时间集中到处理最重要的事情上，不可以每一样工作都去做，要机智而勇敢地拒绝不必要的事和次要的事。
一件事情发生了，开始就要问问：“这件事情值不值得去做？”千万不能碰到什么事都做，更不可以因为反正我没闲着，没有偷懒，就心安理得。
2.要善于把握时间。
每一个机会都是引起事情转折的关键时刻，有效地抓住时机可以用最小的代价取得最大的成功，促使事物的转变，推动事情向前发展。
如果没有抓住时机，常常会使快到手的结果付诸东流，导致“一着不慎，满盘皆输”的严重后果。因此，取得成功的人肯定是擅长审时度势，捕捉时机，把握“关节”，做到“火候”，赢得机会的人。
3.要善于协调两类时间。
对于一个取得成功的人来说，存在着两种时间；一种是可以由自己控制的时间，我们叫做“自由时间”；另外一种是对他人他事的反应时间，不由自己支配，叫做“应对时间”。
这两种时间都是客观存在的，都是必要的。没有“自由时间”，完完全全处于被动、应付状态，不会自己支配时间，就不是一名成功的领导者。
可是，要想绝对控制自己的时间在客观上也是不可能的。想要把“应对时间”都变为“自由时间”，实际上也就侵犯了别人的时间，这是因为每一个人的完全自由必然会造成他人的不自由。
4.要善于利用零散时间。
时间不可能集中，常常会出现许多零碎的时间。要珍惜并且充分利用大大小小的零散时间，把零散时间用来去做零碎的工作，从而最大限度地提高工作效率。
5.善于运用会议时间。
我们召开会议是为了沟通信息、讨论问题、安排工作、协调意见、作出决定。很好地运用会议的时间，就可以使工作效率提高，节约大家的时间；运用得不好，则会降低工作效率，浪费大家的时间。
与人合作才能共同发展
联合志同道合的人一起工作，是通向成功的最行之有效的方法之一。与他们共同分享你的梦想，通过合作，你们能够碰撞出奇妙的思想火花，进而创造出辉煌的成就。
在生意场上，这样的事情屡见不鲜，几乎每天都在上演。无数事实证明，拥有相同理念的商家业主，即使他们为社会提供的服务和产品各异其趣，迥然有别，只要他们采取合作的态度，往往能获得“双赢”的局面，甚至取得更大的成功，远胜于作为对手在市场上竞争对抗。
合作同样有助于个体的发展。当两个人联合各自不同方面的技能和才干，朝着共同的目标奋斗时，他们往往能收获更丰盛的硕果。
合作才能共同发展，这是放之四海而皆准的真理。如果你学会与人合作，而不是对抗，你就能够更深刻地体悟人生的真谛，活得更精彩充实。在你追求目标的道路上，与那些有同样目标，并且具备你所欠缺的能力的人结盟合作，你就能取他人之所长来补自身的不足，从中获益。
几乎所有的成功团体，无论规模大小，都是由与众不同，各有千秋的个人所组成，每个人都能提供其他成员所不具备的特殊才能。你也需要与他人合作来达成自己的目标。
共同协作往往比单枪匹马的个人奋斗更容易成功。不要让你的自我意识成为你成功路上的绊脚石，你需要他人的帮助。
与人合作能营造和平安宁的生存环境，而永无休止的争斗只会导致毁灭。不必要的冲突对任何人都有百害而无一利。与人合作不仅能提供你所需要的一切，还能带给你平常心。
“与人方便，自己方便”，这是生活的黄金法则，虽然听起来像陈词滥调，然而，却是最值得学习的经验之一。还有一句与此相仿的至理名言同样重要：“种瓜得瓜，种豆得豆。”
如果你能按照以上的原则来生活，你就能获得成功和幸福。相反。如果你以蔑视、欺骗、操控、玩弄，以及谎言来对待他人，那么，总有一天，你会得到同样的“回报”。满怀悲天悯人的爱心善待他人，你就能收获同样至善的果实。
事实也的确如此，然而，却少有人那样去生活。他们忙于算计如何通过争斗，从别人身上榨取更多的好处。无论在商场上。抑或在个人生活中，他们的唯一目标是占有比别人更多的东西。
不要耗尽心思把你的成功建立在他人的损失之上。否则，你会寝食难安，很难享受和品味成功的喜悦。在你的成功旅途上，学会与人合作并帮助他们，让他人与你相知相伴，共同分享。
从别人手中抢来的成功不能算真正的成功。你应该靠自己的辛勤努力去赢得成功。只有当你感受到快乐，你才算拥有真正的成功，而只有当你使别人也感受到同样的快乐，你才算是真的快乐。
那些穷尽毕生精力追名逐利，对他人漠不关心、缺乏尊重的人，永远也得不到真正的幸福。他们往往最终成为自己欲望的奴隶，从未品尝过真正快乐的滋味。
对人要以诚相待，尊重礼让。这样做能增加你所得到的回报。宽谅他人对你的不公正对待，以德报怨能使你的品格更加高尚，加强你人格的力量。
慷慨大度地对待他人，不要期望别人回报以同样的态度。你的慷慨和善意，不仅仅带给你今天的愉悦和欢乐，还能泽及你的将来。带给你绵延不绝的收益。
真心帮助他人实现梦想，你也一定能够美梦成真。
忙碌的不是只有你自己
有些人总是习惯嘴边挂着“忙！忙！忙！”的口头禅。大部分的人都以为只有自己最忙，好像旁边的人都在享乐似的，事实上，你的同事都和你一样忙。
整天抱怨自己太忙的人有3种：第一种是想借此博得他人的同情。希望周围的人，最好是上司能够慰劳一下：“你真是太辛苦了！”或是希望旁人能够伸出援手。第二种是希望能够以此求得加薪，但是，领导们是无论如何都不会因为你的抱怨而给你加薪的。第三种没有任何用意，只是习惯在嘴上说说罢了。这种人无非是想向他人夸耀自己的能力罢了。其实，喜欢抱怨忙的人未必是有能力的人，但是，他可能没有想到，别人也有可能因此而怀疑他的工作能力。这样看来，这种抱怨，实在是很愚蠢、很可笑的。
忙碌的不是只有你自己，每一个人都很忙，只是各人忙的情况不同罢了。就算有些人很擅长浑水摸鱼，你也不必羡慕他们，因为，这种人在公司一定不会工作长的。当你想抱怨自己很忙时，请想想那些比你更忙，而依然不发怨言的人。时常抱怨自己的忙碌，只会表示你的能力不够罢了。
快速处理文件的方法
为了战胜强大的对手，一个人可以克服巨大的困难，焕发无穷的力量，发明出先进的技术。但是，对手总是一个接着一个。如果他不知道首先应该做些什么，就会丧失勇气，也会增加几倍的心理负担，这个道理适用于我们的一切活动。如果你不知道从哪里开始，就不要去做；如果你不知道办公场所哪些地方应该清理，就不要浪费时间去寻找，以免自己脑子里出现混乱。
如果你看到自己的办公桌上已经蕴藏着危机，那里的混乱已经使你不堪忍受，就应该马上尝试一下这里向你推荐的方法。作为一种救急的措施，它非常有效。
另外，如果你认为没有那么多时间用于清理办公桌，那你就大错特错了。你只需花费两三个小时（据我们估计，很少有超过这一时间的），而投入这些时间绝对值得。事后，你的头脑会变得更加清醒，感觉会好得多，“损失的时间”一定会夺回来。
“四分法”这一方法被看做多位美国总统的工作秘密，并作为一项“铁腕方法”流行起来。这是一种针对紧急情况的简单方法：
在一张空桌子（不是你正在用的桌子，而是另外找一张）或者是地板上，按顺时针方向划分出四块地方。然后，果断地清理干净你的办公桌，一张纸都不让它留下！你的态度要坚定，注意力不能分散，并且要相信，在经过了“万事开头难”的阶段之后，你一定会得到创造的快乐和充沛的精力。
现在详细介绍“四分法”的用途：
1.丢弃
在第一个1/4的地方存放你准备丢弃的东西，最好能够准备一个大箱子。这里挑选出来的资料应该是多余的，用不着你今后再处理的。
（1）旧的旅游资料；
（2）一个星期前的旧报纸；
（3）一年之前的旧目录；
（4）已经没有你需要的文章的旧杂志：
（5）没有价值的信笺；
（6）过期的或者是三年前的旧地图，以及你在两年内不会去的国家或地区的地图；
（7）中学或大学时代的资料；
（8）旧的圣诞卡；
（9）孩提时代的图画中的一半（特别好的除外，它们的价值还会提升）；
（10）去年的挂历；
（11）你从来都没有使用过的烹调用书；
（12）你已经扔掉的电器的使用说明书；
（13）过期的或已经没用的保修证书。
你一定很惊讶有这么多没用的东西。
2.可交给别人处理的资料
第二个1/4的地方，容纳你可以转给别人去处理的文件。如果你是美国总统，并有白宫的工作人员可以使用，当然，这时会备感方便。也许在你的办公桌上有许多你不愿麻烦别人，而想自己能够很快处理的“小事”。在清理工作中你必须改变自己的这个习惯，实行严格的工作分工。你应该利用一切可以利用的人——同事、家人、做小时工的大学生，也可以找个专门提供办公室服务的公司帮忙。
3.重要资料
在第三个1/4的地方，存放最近必须由你亲自处理的文件。只有你自己最清楚，下一步与这些文件有关的问题该怎样处理。这堆文件需要你特别关注。
4.奇效
第四个1/4的地方有些特殊，这里只存放那些你在清理过程中，马上就可以通过下述方式处理的文件：
（1）打电话。你可以马上通过电话解决问题，尽管这些事情本来是通过文字方式解决的。如果电话打不通，则把相应的文件放入需要待处理的重要文件之中（第三个1/4的地方）。
（2）发传真。在原来的文件上加以批示后再传回给发件人（如果对方没有传真就发信）。
（3）存档。立刻将文件放到它应该放进的文件夹中，或者活动文件柜的相应格子中。
5.“四分法”的使用规则
如果能够严格遵守下述简单的规则，“四分法”会百试不爽：
（1）不搞一个过渡的文件堆；
（2）每份文件只处理一次；
（3）不搞第五、六个或更多的地方堆文件。
经过了这样的“首次帮助行动”之后，你就可以自由地采取新的行动了。你有了一个自由的办公场地，曾经占据在那里的大堆文件、资料被清理走了，现在，你有精力来对付那些以“堆积”这种最糟糕的方法，来管理的其他物品了。
