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现代常用文体写作全书：实用会议文书写作大全
向常华 |
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自从有了人类组织，就产生了会议。经过氏族、部落、部落联盟以及国家的漫长发展过程，今天，会议已成为现代社会开展政治活动、经济活动、文化活动和其他活动的重要方式之一。
会议一词有两种含义，一是指有组织、有领导地商议事情的集会，如厂长办公会、职工大会等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。这里是指第一种。
在国外，会议和会谈、大会又有区别。《韦氏新大学词典》认为，会议是“一种会晤的行为或过程”，如为了一个共同目的的集会。会谈是“一种通常的、正式的意见交换”，例如磋商；“一种两人或更多的人对共同关心的事情的商讨”。“大会的确切含义一般指那些大型的正式的会议”。我们不必拘泥于这些解释，可笼统称为会议。
第一节 会议的种类和作用
1.会议的种类
会议种类很多，其划分标准多种多样。按规模分，有大型会议、中型会议、小型会议；按级别分，有中央级、省市级、县级会议直至居民小组会议；按机密与否分，有公开会议、内部会议、机密会议；按参加者身份分，有党员会议、民主党派和无党派人士会议、干部会议、群众会议；按国内还是国外分，有本国会议、国际会议；按参加会议的国家数目分，有双边会议（两个国家）、多边会议（三个或三个以上国家）。若按会议的性质分，有以下几种：
（1）立法性会议。这是权力机构的会议，如各级人民代表大会。
（2）党务性会议。这是政党内部召集的会议，如党的各级代表大会。它具有政策性强、有一定范围限制的特点，某些会议还有一定的机密性。
（3）行政性会议。这是各级行政机关、企事业单位召开的执行性、工作性会议，如企业的行政会议。
（4）业务性会议。这是各经济部门、科技、文化、教育、卫生、体育、艺术等领域召开的专业性会议，如商业的供货会、科技的展览会、高等院校或科研单位的学术讨论会、文艺单位的汇报会等。
（5）群众性会议。这是非官方、非专业性的表达群众意愿的会议，如各群众团体召开的庆祝会、纪念会和抗议集会等。
（6）交际性会议。这是旨在增进了解、发展友谊的会议，如文艺晚会、交谊舞会、联欢会、茶话会等。
就一所商业公司而言，它的会议种类大致有：
（1）公司内部业务会议。包括定期经理会议、特别的经理会议、年度股东（或代理人）会议、公司董事会议等。
（2）涉外业务会议。它邀请的范围不同，且名目繁多，包括从复杂的业务会议到半业务半社交的聚会。
随着社会的发展，管理活动日益追求高效，会议方式面临一场严重的挑战。传统会议的方式是，与会者要集中到一个会议室来。为此，常出现这种情况：参加会议的人员花在旅途上的时间比开会的时间还要长；由于某主要发言者的缺席，不得不改变议题或议程；因某些关键性资料一时查不到，使整个会议迟迟作不出结论，甚至一无所获。至于秘书人员为与会者的交通和食宿大伤脑筋，则是例行公事了。为避免上述状况，电子会议应运而生。所谓电子会议，是指采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行的本地或异地的会议。电子会议从距离上分为本地和远程两种。本地会议又分两种：有一个主会场几个分会场的会议；有若干个会场的会议。从支持设备看，电子会议又分为电话会议、电视会议和计算机会议三种。电话会议是采用程控交换机提供的电话会议功能实现的。电视会议是通过摄、录像设备，数字传真设备和慢扫描设备等实现的。它不仅提供了声音信息，而且提供了文字、图形和图像信息。计算机会议是通过计算机数字通信设备而形成的智能化的灵活的会议形式，它提供了计算机对会议的管理和信息交换的支持能力。当然，电子会议也有不足之处。如有的无法目睹别人的反应表情，而这些无声的反应常常是决定生意成功与否的重要因素。另外，若主持会议的人掌握不当，则会使电子会议变成一连串无聊的独白。一些利用过电子会议的企业还认为，电子会议的成本比传统会议高。
2.会议的作用
会议在人类社会中应用十分广泛，大至国际争端、经国大业，小至基层单位的具体问题，常要通过会议去解决。这种广泛的应用性，是由会议的重要功能决定的。会议的作用是：
（1）实施领导的重要工具
领导者实施领导有许多方式，其中的重要方式是开会。如上所说，会议是有组织有领导地商议事情的集会，也就是说，会议离不开领导。没有不开会的领导，也没有无领导的会议。由于会议是实施领导的重要工具，因此有人从领导工作的角度来研究会议，认为组织会议作为管理工作的一个方面，是领导科学的范畴之一。
（2）领导贯彻民主集中制，实现决策民主化、科学化的必要手段
我国各级行政管理机构都实行民主集中制，党的组织原则也是民主集中制。人民权力的行使、党的集体领导、国家权力机关以及行政机关的集体领导都要通过一定形式的会议来实现。各级领导的首要任务是制定决策。要实现决策的民主化、科学化，必须要集思广益，充分发挥干部和群众的智慧，这就需要召开会议来交换意见，研讨问题。
（3）各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法
当然，完成上述工作也可采取发文件的形式，但召开会议是必不可少的。有时甚至要既发文件又开会。此外，会议还有宣传教育、研讨及表达思想感情等作用。
第二节 会务工作的内容
会议目标的实现，会议成果的取得，有诸多因素，其中最重要的是领导者的指挥是否正确，在他领导下的工作班子是否得力。大中型会议，一般都成立工作班子（或叫领导小组、筹备组、秘书处），成员大多是在每次会议前临时从召集会议的领导机构和各单位的秘书部门中抽调。由一位领导担任大会秘书长，下设会务组、秘书组、生活组、财务组等。小型会议一般不设工作班子，直接由秘书人员协助会议领导者工作。
会议期间的秘书工作，又叫会务工作。所谓会务工作，是指从会议筹备到善后的一系列工作。也就是说，秘书的职责范围非常广泛，大至协助领导制定总体方案，小至车辆调度；从会前的准备，到应付会议最后几分钟可能出现的变化，一切大小事务，都少不了秘书的工作。会务工作的总体要求是：充分准备，严密组织，服务周到，确保安全。
就会务工作的时间来划分，可分为会议准备阶段、会议进行阶段和会议结束阶段。下面分述其内容。
1.会议的准备工作
会议准备得充分，是取得会议成功的前提。有两种态度最易坏事，一是掉以轻心，认为“上次开会就在这里开的，没什么问题，这次大概也不会出什么问题”，因而没想到事先去检查话筒、录音机等设备是否完好；二是将就凑合，说什么“时间来不及了，干脆就用上次会议的代表证算了”。秘书人员一定要有认真负责的精神，不仅要缜密考虑会议的一些关键环节，而且要设想可能出现的问题，订出补救的措施，使会议不出或少出事故。
（1）安排议题，确定步骤议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，是每次会议首先要研究的。安排议题前，先要收集和筛选。收集议题有三条渠道，一是单位领导同志批示交办的或指定有关部门汇报的问题；二是下级单位提请讨论决定的问题；三是上级领导下达指示，需要各部门贯彻执行的问题。对收集的议题要进行筛选，并准备一些后备议题，以便见机插入讨论。安排议题须注意三点，一是要讨论同类性质的问题，不能把属于不同体系、互不联系的问题同时拿到会议上来；二是按轻重缓急程度，重要的、紧急的问题先讨论；三是把保密性较强的议题放在会议后面。这样便于让有些人退席。安排了议题后，要送秘书部门负责同志审核，最后再由单位或会议领导同志审定。如果他们对议题有异议，秘书人员应无条件服从，更改或撤消原定议题。
安排议题后，还要确定议程、程序、日程，也即会议步骤。议程是对已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础；程序是对会议各项活动（如各种仪式、报告、发言、有特色的活动等）按先后次序做出的安排。隆重的会议，对程序的设计十分讲究，要求甚严，并由领导审定。日程是对会议活动逐日做出的安排，是程序的具体化。议程、程序和日程，是会议进程的蓝图，是会议有条不紊地进行的保证，一旦确定，就不能随意更动。
（2）拟定与会人员范围或名单
哪些人参加会议，须根据领导意图和会议的性质、任务、内容拟定。拟定办法大致有以下5种：
（1）有固定成员的例会，如五套班子会议（党委、纪委、人大、政协、政府）、正副县长会、正副厂长会等，由于与会人员是固定的，只需根据议题的需要，另拟列席人员。
（2）担任一定职务的人参加的会议，如省政府召开的厅局长会议、高校召开的系主任会议、公司召开的各部门经理会议等，其会议名称已确定了与会对象，只要按单位、按名单发通知就行。
（3）与会代表须通过选举或推举产生的会议，如全国人民代表大会、教书育人先进教师代表会议、职工代表大会等，秘书人员要提出一个关于代表产生的范围、代表的名额分配、代表的条件的建议。
（4）由单位指派出席人的会议，如一些巡回报告会，要按会议的规模制发听讲证，根据需要给有关单位分发听讲证，有时还要提出听讲者的条件。
（5）各种协商会、座谈会、茶话会、宴会等，对与会者包括特邀代表有一定的要求。多少人出席，请谁参加，要全面考虑，因有时牵涉到政策性的问题。
与会人员名单须报领导审定，人数从严控制，做到该参加者不漏，不该参加者不来。
（3）办理会议报批手续
有些会议须经上级或有关主管部门批准才能召开。中共广东省委、省人民政府规定，省直机关召开全省性的各种会议，会期4天以上，人数31人以上的，必须按隶属关系分别报省委、省政府审批。凡需报批的会议，要在请示中将开会的理由、会议的议题、会期、地点、参加人数和人员职别、会议经费和准备情况等写清楚。未批准前不得先发会议通知，更不得先开会后报批。企事业单位、人民团体的报批手续，可根据具体情况参照办理。
（4）发会议通知
发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。
发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。
用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对受邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。
（5）准备会议文件和材料
会议文件、材料指领导人的讲话稿或工作报告、典型经验、会议须知、日程表、编组名单等。讲话稿或工作报告有时由秘书人员起草。当秘书人员把它们交给领导同志时，应提醒哪些问题是重点，哪些地方与会者可能提出质疑。文件和材料在认真核对后即打印好。印刷份数要留有余地，不能有多少代表就打印多少份，因个别代表可能丢了材料找你要第二份，也可能临时增加了几位列席代表。文件和材料不要堆在服务台由与会者自由取阅，那样会令人觉得欠缺诚意，而应装在资料袋里，在与会人员报到时分发。不要在会场上散发文件和材料，干扰会议。有保密性的文件、材料，要登记签收。
（6）选择和布置会场
开会要借助于一定的场所。会场诸方面条件的好坏、舒适程度的高低，对与会人员的心理起着不可忽视的作用。而与会者的心理状态，直接影响到会议效果。因此，要重视会场的选择和布置。
选择会场，要结合开会人数和会议内容来综合考虑，须：大小适中——太大显得松散，太小又显得小气；地点适中——尽量离与会者的住所近一点，免受奔波之苦；附属设施齐全——准备好照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等。高级机关召开的会议，还要有汽车停车场。
会场选定后，接着是布置。不同的会议，要求有不同的会场气氛。人民代表大会会场需隆重庄严，庆祝大会会场要喜庆热烈，纪念性会议会场要肃穆典雅，座谈会会场要和谐亲切。
布置会场涉及主席台、会场形式（包括座位）、附属性设施（如上述）、装饰性设施（包括会标、标语13号、会徽、旗帜、花卉、字画等）等。下面着重谈主席台和会场形式。
大型会议的会场，大多设主席台，和与会人员成面对面形式。由于多在礼堂、会堂召开，主席台一般设在舞台上。中型会议的主席台，设在舞台上下均可。如设在台下，要离与会者近一点，稍微垫高一点。小型会议不用设主席台。
会场形式依会场的大小、形状、会议的需要、与会人数的多少而定，还要符合美学原理和与会者的审美观，通常呈长方形、圆形、方形等。国外对会场形式有专门研究，请看美国的会议、会谈座位安排范例图：
（1）圆桌式。在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以互相看得见，领导人和会议成员可以无拘束地自由交谈，适合于召开15至20人左右的小型会议。
（2）“口”字型。如果出席会议的人较多，可把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位。
（3）亡字型、V字型。摆成亡字型、V字型时，要注意主席位置，要有黑板或银幕。就像研讨会使用黑板或幻灯那样，要让与会者不必挪动席位都可以看到。
（4）教室型。召开发布会或以说明情况、传达情报为目的的会议，或者是群众大会，因为人数众多，桌子都朝前方，就可布置成教室的样子。
（7）排列座次
座次包括主席台座次和其他与会者座次。主席台座次，以上主席台人员的职务（或社会地位、声望）高低排列，最高的排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为点，面向会场，依左为上、右为下的原则排列。若有几排座位，其他各排的排位可灵活掌握。座位上要摆置名片。座次须报领导审定。
其他与会者面对主席台，座次排列既要服从会议目的，又要体现平等精神。大抵有以下几种办法：
（1）按汉字笔划排列。如召开全国性会议，可按各省（自治区、直辖市）名称的笔划多少排列座次区域，但不要把一个省的座位排得过宽，而要沿着一条适当的直线由前向后排列。
（2）按地理位置排列。如召开全省性会议，可按统一的市、县排列顺序安排各市、县与会人员的座次。
（3）按行业系统排列。如召开全市性的会议，可把同一个系统的单位，集中排列在一起。
以上座次排列方案也要报领导审定。
（8）办妥后勤服务事宜
后勤服务包括会议的物资、资金，与会人员的住宿、膳食以及交通、医疗等工作。如要制定住房分配方案，对不同级别的与会人员，要分配不同的住房；对年老和体弱的，要适当给予照顾。饭菜要可口、实惠，让与会者吃得满意。
（9）做好新闻发布工作
有些重要的、大型的会议，要做新闻发布工作。这项工作大多由公共关系部门负责，秘书人员只须把预先收到的发言者的情况，（履历或自传的概要等）及其他有关材料转交给该部门就行。若没有这样的机构，秘书人员就要起草新闻发布稿，在会前或会后的适当时间发布。
（10）进行全面的会前检查
会前检查是落实各项会议准备工作、保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。
会前检查要连每个细节都不放过。就拿会议设备来说，“要保证做到随时提供放影机灯泡和电线的备用品。保证在任何意外发生的关头，机器可以更换或修理”；“主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员”，“如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员来解决这些可能带来麻烦的小问题”。
2.会议期间的工作
会议期间，是秘书工作最活跃的阶段，秘书的工作能力受到最严格的考验。这时秘书工作的中心任务是，掌握会议动态，协助领导指挥与控制，并通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着既定的目标进行。
（1）搞好签到工作
为准确了解与会人员的出席情况，会议开始时要做好入场签到工作。这项工作一般由会议登记处办理，有时也由秘书人员承担或负责监督。当与会者全部进入会场后，要迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。
（2）热情接待会议成员
大中型会议，一般设专门接待员。他们要预先记熟与会者的名字、职务、单位以及住房号码，以便快捷地把他们带进会场，会后及时向他们指示住房去处。小型会议大多由秘书人员担任接待。他们的态度如何，关系到会议给人的印象。如果会议由某单位召开，秘书应是热情主人的代表，自始至终彬彬有礼，服务周到，让与会者有宾至如归的感觉。
（3）传接电话
开会的时候，不是特别紧急的电话，一般都不传呼。一般的电话，可记录下内容，待会议中间休息或散会后交给当事人。只有内容十分紧急的电话才用纸条通知当事人接听。
（4）协助领导掌握情况，控制会议进程
秘书人员对会议中的动态，对与会者的建议和反映，对出现的苗头和倾向，都要心中有数，并及时向会议领导报告。
若会议依据某种错误的或片面的情况做出不正确的决定时，在征得会议主持人同意后，应向与会者如实反映真实情况；当会议做出的决定与党和国家现行的政策或规定相抵触时，应主动介绍有关政策或规定，提请与会者注意。这样做的目的，是使会议不离题，不脱轨，顺利地进行。
（5）担任会议记录，编写会议简报
会议记录是会议内容和过程的真实凭证，在各种会议上做记录是秘书最重要的工作之一。记录的措辞要符合实际、简明扼要，不能有记录人的见解和评论。必要时可使用录音机先录下，以免做记录时有所遗漏。
会议简报是会议期间编印的关于会议进行情况的简要报道，内容包括代表们在讨论中提出的意见、建议和会议决定的事项等。人数多、会期长的大中型会议都要编写会议简报，无须分组讨论、会期只有三四天的会议，不用出简报。
在港台和国外，会议开始后，秘书有时还须宣读他（她）在上次会议做的记录，因为这次会议将做的决定，要依据上次会议所做的决定，与会人员需要回想一下上次会议的情形。秘书宣读时，须咬字清晰，音量足以使每个人听到，速度不要太快。
（6）调派车辆
会议即将结束时，要赶紧调派车辆。会议代表一共需要多少车辆，哪些代表坐哪辆车，秘书人员都要了解清楚。这时，最忌讳只顾安排自己领导的车辆，忽略了来宾和其他代表的乘车。最好是让与会者在会议结束后，一踏出大门就能看到自己的座车。
3.会议的善后工作
（1）送别与会人员
会务人员要预先登记与会者返回日期和乘坐的交通工具，代购飞机票或车船票，使他们在会议结束后及时踏上归程。个别需暂留的，要安排好食宿。
（2）处理遗忘的物品
对与会者遗忘的物品，要尽快与失主取得联系，及早送还。若距离遥远，可利用邮包寄送。
（3）完善会务工作
取走会议场所剩余的物品、视听设备，向单位接待员或合适的大会当事人申报全部用品得失情况。还要做好会议财务决算工作。
（4）寄感谢信
对给予会议帮助的有关人士，要及时寄感谢信表示谢意，措辞要热情诚恳。
（5）打印会议记录
要趁着会议在你头脑中仍然清晰的时候打印会议记录。打印前要送会议主持人审查，审查通过后要精心编排。打印时必须准确。
有时还要草拟会议纪要，整理决议案，写汇报材料。
（6）开总结会
肯定成绩，找出存在问题。布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。
国外把会议后的工作分为在会议地点履行的和回到办公室后处理的两部分。在会议地点履行的义务是：
（1）取走在会议地点各个房间内剩下的与会议有关的文件（如报告或记录）。
（2）通知负责承办会务的经理收回会议室内的水杯和餐具。
（3）为了安全起见，把视听设备锁进仓库，等待委托人来保管这些设备。
（4）退还租用或借用的设备及材料。
（5）把需查找的无着落的项目交给公司接待员或合适的会议经办人。
回到办公室后，秘书应在闭会后的一周内结束的任务是：
（1）日历。在你的日历、你的上司的日历和记事本上记录下次会议的日期，报告准备下次会议的有关信息。对上司及其他奉命紧接着工作的人来说，在日历上写下提醒他们的话语很有必要。
（2）往来信件。给与会议有关的官员和会议主持者寄去感谢信，而祝贺信则按最新选出的官员和理事的顺序排好。
（3）会议记录。尽快做好会议记录，应特别注意赋予参与会议人员的特殊任务。还需提醒上司在记录上清楚记载着还没有安排的工作。记录或会议摘要的副本，应根据需要送给与会议有关的人员。
（4）资金。租设备和购置供应品的费用应快些落实。应尽快地付给发言者（演讲者）酬金和旅费。会议结束前为填写支票，要设法得到收款方签名、账号、收据、里程记录和其他必要的资料。这些费用有时也可在会议结束时办理。
（5）总结会议。如果将来还要召开类似的会议，会议规划者应讨论改进会议程序的办法。这种总结会应在大家对本次会议还记忆犹新之时召开。
（6）会议卷宗。该卷宗应包括全部的会议记录，包括一个发给与会者的文件包的样品。如果计划将来召开类似的会议，卷宗还应包括你的评论意见，即会议上什么事情进行顺利，什么事情应该加以改进。
由此可见，国外十分重视会议之间的衔接，对会后各项工作做得相当周密细致，讲究时效。
第三节 提高会议质量
如前所述，会议的各种重要功能使它具有广泛的应用性，但是，召开会议本身不是目的，而是管理过程中为实现一定时期的工作目标而采取的一种手段。当秘书人员协助各级领导者充分运用这一手段进行管理时，还要协助他们积极寻求和采用其他合适手段。这不仅是工作的需要，而且也是节约开支的需要。因为会议是要付出经济代价的，只有开高质量的会议，这种代价才有意义，而那些无效的或效率不高的会议，只能造成程度不同的浪费。
1.会议成本计算
任何的社会劳动，都要讲究经济效益。会议活动作为社会劳动的一种方式，也要讲究经济效益，即要以较少的劳动和物资消耗求得较好的经济效果。但由于会议活动是一种精神活动，其效果以及这种效果转化为物质产品需经过一系列复杂的中介环节，因而难以计量。现只得借用经济学中的“成本”一词，对会议活动的投入方面，作一个简要的说明。
会议成本是指参加会议人员花费在会议期间的时间价值量与会议期间后勤工作等实际经费开支之和。
（1）参加会议人员花费在会议期间的时间价值量
“寸金难买寸光阴”，时间是无价之宝。时间量价值只能以会议人员由于开会而减少的劳动价值来计算。它包括以下3项：
（1）与会者的工资及其从本单位取得的其他收入。计算方法。是，将某个人的平均小时工资与平均小时其他收入之和乘以其实际参加会议时间（小时），即得出该人此项时间价值。再将所有与会者各个人的此项时间价值相加，即为参加会议人员的工资及其从本单位取得的其他收入值。
（2）因会议时间而减少的个人工资与其他收入之和以外的劳动产值。在任何一个社会性组织中，个人劳动产值总是大于其工资与其他收入之和，不然，该社会组织就无法维持再生产，哪怕是简单再生产。个人劳动产值一般为其工资与其他收入的3倍以上。我们在这里取3倍。也就是说，因会议时间而减少的个人工资与其他收入之和以外的劳动产值，为上述第（1）项的两倍。
（3）因参加会议而引起的经常性领导工作停顿所造成的损失。领导工作千头万绪，盘根错节。由于开会，往往会使相关的管理工作被削弱。譬如，不能接见有关人员（包括本单位和外单位），会耽误这些人的时间和工作；不能及时处理一些重要的、紧急的事情，可能会因错过时机而失去一次重大成功的机会。这种种损失，以上述第（1）、（2）项之和的两倍计算。
（2）后勤工作等实际经费开支
后勤工作等实际经费开支甚多，主要有会议室租用费，文件、材料制作费，会议用品费，交通费（乘坐飞机、车、船等费用），会议人员路途、伙食补贴，住宿费，工作人员伙食、住宿、补贴等。
会议成本计算公式是：
会议成本=（2×3）×（G平（平为下标）+S平（平为下标））×T×n+会议后
勤工作等实际经费开支
注：G为参加会议人员各个人的单位工作小时工资数，S为参加会议人员各个人每单位工作小时取得的工资外其他收入值，“平”为平均值，T为参加会议人员各个人的实际到会时间（小时），n为参加会议人员人数。
试用上式计算一次会议的成本。
假定：中央某部在北京召开一次全国下属厅（局）长工作会议，各省厅（局）来两人参加，外地到北京开会有70人，北京部司（局）长有40人参加会议，出席会议人员为110人。会议秘书工作人员为10人。会期10天。
再假定：上述参加会议人员月平均工资为180元，日平均工资为6元；每个人工资外收入日平均为1元；外地到北京开会每人平均路费和路途补助费为150元；会议期间住宿费每人每天8元，伙食补助费每人每天3元；文件制作费平均每人50元；会议租用会议室5个，日平均每个会议室收费100元；其他费用不计。
那么，这次会议的成本为：
会议成本=6×（6+1）×10×120+70×150+120×（8+3）+120×50+100×5×10=73220（元）
这么一次一般的、中型的工作会议的成本竟然达到7.3万余元，平均每个会议代表花费665元，即10天会议的花费，相当于他们工作三个多月的工资。
正因为会议成本高，所以，会议成效成为很多管理者注目的问题。美国和日本都很重视对会议的科学组织和管理。1987年美国报刊列出的最吃香的25个职业中，就有一个是“会议策划专家”。日本的一些工业公司，每次开会时，都要把会议成本分析账挂在醒目处，以提醒会议人员节约时间，提高会议效率。还常邀请会议研究专家作为旁观者参加会议，请他们对会议质量进行评估，提出建议。有人预料，会议学可能成为管理学的一个分支脱颖而出。
2.提高会议质量
会议多是世界各国普遍存在的问题。国外有些会议研究者发现，企业经理在会议上所花费的时间达50%以上。据日本效率协会统计，全日本科长以上管理干部工作时间的40%是在开会。
我国50年代曾反对过的“五多”之一是“会议过多”；80年代依然如故。有人调查后发现，某行政机关科长以上的干部，每月仅开会，就占去整个工作时间的40%以上；一位副市长每月参加各种会议，竟占去整个工作时间的60%~80%，而其中约有1/3的会议，是可参加可不参加的。时至今日，会议成灾仍未得到控制，请看全国人大代表、福建莆田市委书记郑义正含带苦涩给自己写下的这副对联：“这文那文‘文山’高百米何时可越过，会来会去‘会海’深万丈哪日能跳出。”他向记者提供了一张1989年参加会议的统计表：全省性会议11次68天。市直机关各类会议113次64天，市委会议83次58天。平均每星期赴会4次，全年有一半多时间“泡”在会里。真所谓“大会三六九，小会天天有”。
“会海”与“文山”是一对孪生姐妹，会议多文件必然多。因为大多数会议，会中少不了动员报告、典型发言和大会总结。散会时，每个代表免不了带回一大包的会议文件。反过来，文件多会议也必然多。传达文件要层层开会，讨论文件要分片开会。文山与会海这样互相交织，愈演愈烈，必然造成严重的公害。就会海而言，那一个个准备不充分的会，一个个轮流表态的会，一个个只图形式不管实效的会，一个个吃喝游玩之风劲吹的会，不仅耗费了国家大量的人力、财力，而且使一些领导者陷入无效会议的无效劳动之中，影响他们进行有效性管理，进而降低了他们在群众中的威信。
文山会海的产生，既有体制方面的原因，又有思想观念、工作作风方面的原因，需要进行综合治理才能克服。在加快改革开放步伐、集中精力把经济建设搞上去的今天，再不能让文山会海拖我们的后腿了。精简会议，提高会议质量；精减文件，克服文牍主义，已尖锐地提到议事日程上来。比如，中共广东省委、省政府为克服会议多、文件多、领导干部事务性活动多的现象，防止和克服形式主义和官僚主义，就作出了《关于改进领导作风的规定》（1992年3月14日），其中的第三条是坚决精简会议，内容如下：“目前会议过多、会期过长、人数过多、规格过高的情况很突出，必须坚决改变。凡不结合实际研究解决问题的会议就不要召开。凡可用其他方式解决问题的就不要召开会议。凡可合并召开的会议就要合并召开。凡可由部门召开的会议，就不要用省委、省政府名义召开。必须召开的会议，要讲求实效，真正解决问题。要严格控制会议规模和会期，少开大会，不开长会，不要照套上级的相应规格。省直部门召开的会议，非经省委、省政府批准，不得要求下级党政领导参加；也不要邀请省委、省政府负责同志参加，如确有需要的，经批准后可请分管的负责同志参加。”
在精简会议的同时，还要着力提高会议质量。提高会议质量的关键是：每次会议的指导思想、目的、任务要明确、集中，不开泛泛而谈、解决不了实际问题的会；会前要围绕会议主题，把有关文件、资料发给与会者，与会者要认真阅读，心中有数，不开无准备的会；领导要加强对会议的指导和控制，秘书人员要做好各项会务工作，不让会议如放羊跑马，离开议题。
